วิธีเขียนรายงาน เขียนอย่างไรให้ถูกต้อง ข้อมูลครบถ้วน สมบูรณ์แบบ

หลักการเขียนรายงานที่ถูกต้อง และข้อควรระวังในการจัดทำรายงานรูปแบบต่างๆ 

การเขียนรายงานถือว่าเป็นหนึ่งสิ่งสำคัญในชีวิตการเรียน และการทำงานที่เรียกได้ว่ามีผลเชื่อมโยงต่อคะแนนส่วนอื่นๆ หรือประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้เลยทีเดียว โดยการเขียนรายงานนั้นก็มีการแบ่งประเภทแยกย่อยออกเป็นหลายประเภทตามวัตถุประสงค์ของการจัดทำและใช้งานรายงานฉบับนั้นๆ เช่น รายงานองค์ความรู้ตามรายวิชา ซึ่งโดยทั่วไปครู หรืออาจารย์ผู้สอนประจำรายวิชาต่างๆ จะมอบหมายให้นักเรียน นักศึกษาจัดทำเพื่อวัดผลองค์ความรู้ที่จัดทำการเรียนการสอนขึ้นในคลาส เพื่อใช้เป็นสิ่งประเมินชี้วัดการให้คะแนนตามเกณฑ์การเก็บคะแนนระหว่างภาคเรียน โดยที่ความยาวของรายงานรูปแบบนี้จะมีไม่มากนัก อาจอยู่ที่ประมาณ 12-20 หน้ากระดาษ รายงานเชิงวิชาการ เป็นรายงานในรูปแบบที่มีความคล้ายคลึงกับรายงานแบบวัดผลองค์ความรู้ในรายวิชาต่างๆ แต่จะมีความละเอียดในขั้นตอนการศึกษาและจัดทำมากกว่า โดยเหมาะสำหรับการวัดผล ให้คะแนนแบบบูรณาการทั้งรายวิชามากกว่ารายงานรูปแบบแรกที่มีประเด็น กรอบการประเมินคะแนนที่แคบ ทั้งนี้การจัดทำรายงานรูปแบบนี้จำเป็นต้องมีการตั้งคำถาม และสำรวจ เก็บข้อมูลรวบรวมในเรื่องที่ต้องการศึกษาอย่างเป็นรูปธรรมเช่นเดียวกับการศึกษาวิจัยในประเด็นต่างๆ เพื่อใช้ในการอ้างอิงทางวิชาการ 

รายงานการประชุม การเขียนรายงานเพื่อใช้สรุปประเด็น ใจความสำคัญในสาระการประชุมครั้งนั้นๆ เป็นรายงานประเภทที่มีความแตกต่างในส่วนของวัตถุประสงค์ในการจัดทำจากสองประเภทแรก ดังที่ยกตัวอย่างไปแล้วชัดเจน กล่าวคือไม่ใช่รายงานที่จัดทำเพื่อศึกษาองค์ความรู้ ประเด็นทางวิชาการใดๆ หรือเพื่อใช้อ้างอิงในการวัดผลใดๆ แต่จัดทำขึ้นเพื่อสรุปสาระเนื้อหาสำคัญเพื่อนำไปใช้ในขั้นตอนอื่นๆ ของการทำงาน อย่างไรก็ตามการเขียนรายงานประเภทนี้ก็อาจถูกวัดผลในทางอ้อมต่อผู้เขียนรายงานได้เช่นกัน เช่น รูปแบบของรายงาน การเรียบเรียงเนื้อหา สาระสำคัญส่วนต่างๆ หากสามารถเขียนออกมาได้เข้าใจง่ายๆ นำไปใช้เป็นฟอร์มอ้างอิงสำหรับขั้นตอนการทำงานอื่นๆ ได้อย่างลื่นไหล ผู้เขียนรายงานก็ย่อมมีแนวโน้มได้รับคะแนนการประเมินผลงานที่ดี แต่หากรายงานที่เขียนออกมา สรุปประเด็น เรียบเรียงสาระสำคัญได้ไม่ดี หรือลำดับข้อมูลผิด ก็ย่อมส่งผลในทางลบต่อคะแนนในการประเมินผลงานของผู้เขียน  

จากตัวอย่างรูปแบบการเขียนรายงานแต่ละแบบดังกล่าวข้างต้น จะเห็นได้ว่าการจัดทำรายงานทุกรูปแบบล้วนส่งผลต่อประสิทธิภาพการเรียน และการทำงานของเราในทางใดทางหนึ่ง ต่อไปนี้จึงเป็นหลักการ ขั้นตอนการเขียนรายงานที่ถูกต้อง ซึ่งจะช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจวิธีการจัดทำรายงานที่ถูกต้องเบื้องต้น และสามารถพัฒนาการเขียนรายงานรูปแบบต่างๆ ให้ได้รายงานที่มีประสิทธิผลมากขึ้นได้แน่นอน  

• หลักการ และฟอร์มการเขียนรายงานสำหรับนำเสนอองค์ความรู้ในรายวิชาต่างๆ อย่างที่หลายคนทราบกันในเบื้องต้นอยู่แล้วว่า รายงาน ซึ่งมีการสั่งให้จัดทำโดยผู้สอนในรายวิชาต่างๆ นั้น มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ผู้เรียน ทำการค้นคว้า สรุปองค์ความรู้ในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง หรือประเด็นใดประเด็นหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับรายวิชานั้นๆ เพื่อให้ผู้สอนใช้เป็นเครื่องมือในการประเมินคะแนน อย่างไรก็ตามนอกจากเนื้อหาสาระของรายงานที่จะเป็นสิ่งชี้วัดประสิทธิผลของผู้เรียนแล้ว รูปแบบการจัดทำรายงานก็มีส่วนสำคัญในการกำหนดคะแนนที่จะได้รับเช่นกัน โดยองค์ประกอบการเขียนรายงานสำหรับนำเสนอองค์ความรู้ในรายวิชาต่างๆ ที่ถูกต้อง จะเป็นดังนี้ 
• ส่วนของหน้าปก เป็นส่วนที่ใช้ระบุหัวข้อของรายงาน ผู้จัดทำ ชื่อรายวิชา
• ส่วนคำนำ จะเป็นส่วนที่ใช้สำหรับเขียนเกริ่นนำให้ผู้อ่านได้ทราบถึงความสำคัญของเนื้อหาสาระในรายงาน และวัตถุประสงค์ของการจัดทำรายงานฉบับนั้นๆ 
• สารบัญ เป็นส่วนที่เขียนระบุหัวข้อย่อยต่างๆ ของเนื้อหาในรายงาน ซึ่งจะมีการกับกำเลขหน้ากระดาษไว้ เพื่อให้ผู้อ่านสะดวกต่อการค้นหาเนื้อหาส่วนต่างๆ ในรายงานฉบับนั้นๆ 
• เนื้อหา เป็นส่วนที่เรียกได้ว่าสำคัญที่สุดในการจัดทำรายงาน โดยจะเป็นส่วนที่เราต้องนำองค์ความรู้ ประเด็นที่ได้จากการศึกษาค้นคว้ามาเรียบเรียงลงอย่างเป็นระเบียบ เพื่อให้ผู้อ่านได้ทราบถึงเนื้อหา ใจความสำคัญของรายงานได้อย่างถูกต้องครบถ้วน ซึ่งเป็นส่วนที่ผู้สอนมักให้น้ำหนักคะแนนมากที่สุด
• บรรณานุกรม เป็นส่วนที่ใช้เขียนรายการอ้างอิงข้อมูลที่เราค้นคว้ามาจัดทำรายงาน โดยทั่วไปแล้ว ในส่วนนี้จะระบุรายละเอียดของชื่อหนังสือ วันที่ตีพิมพ์ ฉบับที่ตีพิมพ์ ชื่อผู้เขียน เพื่อให้ผู้อ่านสามารถไปค้นหาข้อมูลเพื่อศึกษาองค์ความรู้ในเรื่องใดๆ ที่ต้องการทราบเพิ่มเติมจากรายงานฉบับนั้นๆ 
• ภาคผนวก สำหรับส่วนภาคผนวกนั้นถือว่าเป็นส่วนท้ายสุดของรายงาน ซึ่งในการเขียนรายงานนำเสนอองค์ความรู้ในรายวิชาใดๆ อาจจะจัดทำส่วนภาคผนวกหรือไม่ก็ได้ ขึ้นอยู่กับเกณฑ์ที่กำหนดของผู้สอนแต่ละคน รวมถึงขึ้นอยู่กับความเหมาะสมของเนื้อหารายงานด้วย กล่าวคือ เนื้อหาของรายงานบางฉบับอาจมีสาระ และคำอธิบายครบถ้วนอยู่แล้ว ทำให้ไม่มีความจำเป็นต้องใส่ภาคผนวกลงไป แต่ในกรณีที่เนื้อหาสาระในรายงานฉบับนั้นๆ อาจมีการใช้คำศัพท์เฉพาะด้าน เฉพาะวงการ หรือมีส่วนตอนที่กล่าวอ้างไปถึงเหตุการณ์ใดๆ ที่มีความเชื่อมโยงกัน แต่ไม่ได้อยู่ในขอบเขตของประเด็นที่เราทำการศึกษา ก็อาจเลือกใช้วิธีเขียนอธิบายเพิ่มเติมในส่วนของภาคผนวก เพื่อให้รายงานมีความสมบูรณ์ และทำให้ผู้อ่านสามารถเข้าใจในเนื้อหาสาระของรายงานได้ดียิ่งขึ้น

• ข้อควรระวังในการเขียนรายงาน ในการจัดทำรายงานประเภทต่างๆ นั้นก็เช่นเดียวกับงานเขียนประเภทอื่น ซึ่งมีหลักการวิธีการเขียนที่เหมาะสม และข้อควรระวัง สิ่งที่ต้องหลีกเลี่ยง โดยในส่วนนี้จะมากล่าวกันถึงวิธีเขียนแบบต่างๆ ที่เราควรหลีกเลี่ยงนำมาใช้ เพราะอาจทำให้รายงานออกมาไม่มีคุณภาพ และหลุดจากวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้
  
  
• เลี่ยงการกล่าวถึงข้อคิดเห็นที่มากเกินความจำเป็น
  การเขียนรายงานแต่ละประเภท ถือเป็นงานเขียนที่ค่อนข้างมีความเป็นทางการ จำเป็นต้องอาศัยการเขียนถึงข้อเท็จจริง ข้อมูลที่มีแหล่งอ้างอิงที่น่าเชื่อถือ เป็นส่วนประกอบสำคัญของรายงาน ดังนั้นจึงไม่ควรมีส่วนที่กล่าวถึงข้อคิดเห็นส่วนตัวมากเกินความจำเป็น เว้นแต่ประเด็นที่ศึกษาจะเป็นการตั้งคำถามแบบปลายเปิด เช่น การศึกษาถึงความเป็นไปได้ในการแก้ปัญหาต่างๆ ของภาคเศรษฐกิจ และสังคม ซึ่งอาจเริ่มต้นด้วยข้อคิดเห็น ก่อนจะขยายความไปถึงผลลัพธ์ หรือผลกระทบที่อาจเกิดจากข้อคิดเห็นนั้นๆ รายงานรูปแบบนี้อาจมีส่วนที่เขียนถึงข้อคิดเห็นได้มากกว่ารายงานรูปแบบอื่นๆ
  
  
• หลีกเลี่ยงการกล่าวอ้างถึงข้อมูล ประเด็นที่อยู่นอกกรอบของหัวเรื่องที่เราทำการศึกษามากเกินความจำเป็น
  การเขียนรายงาน เป็นการเขียนที่มีวัตถุประสงค์เพื่อศึกษา นำเสนอองค์ความรู้ใดๆ ตามกรอบที่กำหนด ซึ่งย่อมมีความจำเป็นให้เราต้องกล่าวอ้างถึงข้อมูล คำอธิบายที่อยู่นอกเหนือกรอบการศึกษาที่กำหนด แต่มีความเชื่อมโยงกัน อย่างไรก็ตามเราควรกล่าวอ้างพอสังเขป เพื่อให้ผู้อ่านสามารถเข้าใจในใจความของรายงานได้ครบถ้วนเท่านั้น ไม่ควรกล่าวอ้างถึงข้อมูลนอกเหนือจากกรอบมากเกินความจำเป็น เพราะจะทำให้เนื้อหาในรายงานมีความยืดยาว และผู้อ่านจับประเด็นสำคัญของรายงานได้ยาก 
• ไม่อธิบายด้วยภาพมากเกินไป
  ภาพประกอบถือเป็นส่วนสำคัญส่วนหนึ่งของรายงาน ซึ่งทำให้ผู้อ่านเข้าใจสาระสำคัญในเนื้อหาได้ง่ายขึ้น แต่กระนั้นรายงานที่ดีก็ไม่ควรเลือกใช้วิธีอธิบายด้วยภาพมากเกินไป เพราะรายงานถือเป็นการนำเสนอ สรุปองค์ความรู้ใดประเด็นใดประเด็นหนึ่ง จึงจำเป็นต้องอาศัยการเรียบเรียง ประโยค ถ้อยคำให้ถูกต้องตามลำดับความสำคัญของใจความ การเลือกใช้ภาพอธิบายแทนมากเกินไป อาจทำให้ประโยค ข้อความต่างๆ ที่ควรเป็นข้อสรุปที่ชัดเจนในประเด็นศึกษานั้นๆ ขาดความครบถ้วน ขาดต่อเนื่อง เป็นอุปสรรคต่อการทำความเข้าใจเนื้อหาสาระในรายงานแก่ผู้อ่านได้ 
  
  
• หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาไทย สลับกับภาษาอังกฤษ
  งานเขียนประเภทอื่นๆ เราอาจเลือกใช้บางคำศัพท์เป็นภาษาอังกฤษ ภาษาต่างประเทศที่เป็นศัพท์เฉพาะ เพื่อความเข้าใจที่เป็นสากล หรือความหมายที่ครอบคลุมกว่าการเลือกใช้ภาษาไทยได้ แต่การเขียนรายงานที่จำเป็นต้องใช้รูปแบบที่มีความเป็นทางการนั้น การเลือกใช้ภาษาอังกฤษ หรือศัพท์ต่างประเทศใดๆ สอดแทรกลงไปถือเป็นสิ่งที่ไม่ควรทำ และอาจส่งผลในทางลบต่อคะแนนของรายงานฉบับนั้นๆ ได้ โดยหากจำเป็นต้องมีการใส่คำศัพท์ภาษาต่างประเทศลงไปเพื่อความสมบูรณ์ครบถ้วนของเนื้อหา ควรมีการอธิบายความหมายด้วยภาษาไทยเพิ่มเติมต่อท้ายเนื้อหา หรือในส่วนของภาคผนวกด้วย 
• หลีกเลี่ยงการคัดลอกข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอ้างอิงมาใส่
  แม้ว่าการเขียนรายงานจะมีความจำเป็นในการค้นหา ศึกษาข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอ้างอิงที่น่าเชื่อถือ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง สอดคล้องกับประเด็นที่ต้องการนำเสนอมาเรียบเรียงลงในส่วนเนื้อหาของรายงาน แต่การเรียบเรียง อธิบายถึงใจความต่างๆ ในเนื้อหาของรายการก็จำเป็นต้องใช้วิธีเล่าเรื่อง และสำนวนภาษาของผู้เขียนรายงานเอง หากใช้วิธีการคัดลอกข้อมูลใดๆ จากแหล่งอ้างอิงมาใส่ลงในรายงานก็ถือว่าผิดหลักในการจัดทำรายงาน และทำให้รายงานฉบับนั้นๆ ขาดความสมบูรณ์ไปโดยปริยาย นอกจากนี้การคัดลอกข้อมูลยังนับเป็นการละเมิดสิทธิของผู้เขียน ซึ่งเป็นผู้จัดทำต้นฉบับของแหล่งข้อมูลอ้างอิงนั้นๆ ขึ้นมาเช่นเดียวกับงานเขียนประเภทอื่นๆ อีกด้วย  
• เลี่ยงการเขียนด้วยเจตนาเรียกคะแนนพิเศษ
  โดยทั่วไปการจัดทำรายงานนำเสนอองค์ความรู้ในรายวิชาใดๆ จะถูกประเมิน และให้คะแนนโดยผู้สอน ซึ่งอาจมีเกณฑ์การให้คะแนนที่มีความยืดหยุ่นแตกต่างกันไปตามแต่ละผู้สอน จึงอาจทำให้หลายคนเข้าใจว่าเทคนิคการเขียนรายงานแบบเรียกคะแนนพิเศษ เช่น เขียนแสดงความหลงใหลในรายวิชานั้นๆ เป็นพิเศษ แสดงความเคารพในตัวผู้สอน เป็นต้น อาจทำให้รายงานได้รับการประเมินคะแนนที่ดีขึ้น แต่ที่จริงแล้วด้วยธรรมชาติงานเขียนในรูปแบบรายงาน ซึ่งมีการนำเสนอข้อมูลอย่างเป็นทางการนั้น หากมีส่วนที่ขาดเกินไปจากเนื้อหาสาระในประเด็นที่เลือกนำเสนอจะส่งผลให้รายงานขาดความสมบูรณ์ไป มีแนวโน้มที่จะส่งผลต่อคะแนนประเมินในเชิงลบมากกว่า

หลักการเขียนรายงานการประชุม

แม้ว่าการเขียนรายงานการประชุมจะมีเป้าประสงค์ในการจัดทำที่ค่อนข้างแตกต่างจากรายงานรูปแบบอื่นๆ แต่ก็ถือเป็นรายงานที่จำเป็นต้องมีแบบฟอร์มการเขียนที่ถูกต้อง เพื่อให้ผู้อ่านรายงานได้รับทราบข้อมูลที่ถูกต้องครบถ้วนเช่นเดียวกัน โดยหลักการเขียน องค์ประกอบสำคัญในการเขียนรายงานการประชุม มีดังนี้

• มีการระบุวัน เวลา หัวข้อ หรือประเด็นการประชุมที่ชัดเจน
  สามส่วนที่ถือว่าสำคัญและเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้เลยในการจัดทำรายงานการประชุมก็คือ การระบุวันที่ ช่วงเวลา(เวลาเริ่มต้นประชุม และเวลาสิ้นสุดการประชุม) หัวข้อ วาระในการประชุมครั้งนั้นๆ เนื่องจากรายงานประเภทนี้อาจมีความจำเป็นต้องให้ผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมการประชุมอ่านเพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงในการเริ่มกระบวนการทำงานในโครงการใดๆ รายละเอียดดังกล่าวจึงนับว่าเป็นส่วนสำคัญอย่างยิ่งที่จะทำให้ผู้อ่านทำความเข้าใจในเนื้อหาของรายงานได้ง่ายขึ้น 
• รายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม
  การประชุมในวาระใดๆ ขององค์กร บริษัท หรือหน่วยงานใด ผู้เข้าร่วมการประชุมทุกคนล้วนมีสิทธิ์ออกเสียง แสดงความคิดเห็นต่อวาระการประชุม ดังนั้น รายชื่อผู้เข้าร่วมการประชุมจึงถือเป็นอีกส่วนสำคัญสำหรับการใช้อ้างอิงเนื้อหาในรายงานการประชุมครั้งนั้นๆ  
• ใจความสำคัญของเนื้อหาการประชุม
  อีกส่วนสำคัญในการเขียนรายงานการประชุม ซึ่งเป็นส่วนที่จะทำให้ผู้อ่านได้รับทราบถึงเนื้อหา ประเด็นสำคัญที่ส่งผลต่อการดำเนินการในโครงการใดๆ ขององค์กรก็คือการเขียนสรุปสาระสำคัญของการประชุม โดยอาจประกอบไปด้วยความเห็นสำคัญๆ ของกรรมการ ผู้เข้าร่วมประชุม ผลการลงมติในหัวข้อต่างๆ ทั้งนี้การเขียนสรุปในส่วนสาระสำคัญของเนื้อหาการประชุมนี้จะมีรายละเอียด ความยาวมากน้อยแค่ไหนก็ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมของวาระการประชุม และวิธีนำเสนอของผู้เขียนรายงานแต่ละคน    

📚 อ้างอิง (Reference Sites)

📙 บทความที่เกี่ยวข้อง (Internal Resources)

เรียบเรียงและจัดทำโดย ข้าวตังดอทคอม