สำหรับรายงานการประชุม เป็นรายงานประเภทหนึ่ง ที่มีความสำคัญอย่างยิ่ง แต่หลักการเขียนรายงานการประชุมที่ถูกต้อง เป็นแบบไหนมีใครรู้บ้าง การพิมพ์รายงานการประชุม ไม่มีรูปแบบที่อธิบายไว้ชัดเจนในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี จึงมีรูปแบบการพิมพ์ที่แตกต่างกัน หลายแห่งพิมพ์แบบบทละคร คือมีชื่อหรือตำแหน่งผู้พูดอยู่ชิดซ้าย ส่วนข้อความจะย่อหน้าเข้าไปและพิมพ์ตรงย่อหน้านั้น ซึ่งคงจะมีเจตนาให้เห็นชื่อผู้พูดเด่นชัด การจดรายงานการประชุมจดละเอียดทุกคำพูดของกรรมการ หรือผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน พร้อมด้วยมติอจดย่อคำพูดที่เป็นประเด็นสำคัญของกรรมการหรือผู้เข้ารวมประชุม อันเป็นเหตุผลนำไปสู่มติของที่ประชุม พร้อมด้วยมติ และจดแต่เหตุผลกับมติของที่ประชุมการจดรายงานการประชุมโดยวิธีใดนั้น ให้ที่ประชุมนั้นเองเป็นผู้กำหนด หรือให้ประธานและเลขานุการของที่ประชุมปรึกษากันและกำหนด

ความสำคัญของรายงานการประชุม

รายงานการประชุมถือได้ว่าเป็นเอกสารสำคัญที่รวบรวมข้อมูลสำคัญที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุม หลายคนที่ทำงานมักไม่สนใจการจัดทำรายงานการประชุมกันสักเท่าไหร่เพราะมั่นใจว่าสามารถจดจำเรื่องราวในการประชุมได้ทั้งหมด ซึ่งในบางครั้งก็ทำให้เกิดการสับสน หรือจดจำที่ผิดพลาดเมื่อการประชุมจบลง

ดังนั้นกล่าวได้ว่ารายงานการประชุม คือการบันทึกความคิดเห็นต่างๆ ที่มาจากการประชุมไม่ว่าจะเป็นคำแนะนำ ข้อคิดเห็น ตลอดจนมติเห็นชอบต่างๆ ที่เกิดภายในที่ประชุม ผู้มีหน้าที่จัดทำรายงานการประชุมคือฝ่ายเลขานุการ หากในการประชุมไม่มีการจัดทำรายการประชุมก็อาจจะพบปัญหาได้หลังจากการประชุมไม่ว่าจะเป็นความเข้าใจที่ไม่ตรงกัน การตอบรับข้อตกลงที่ถูกหลงลืมหลังการประชุม จนในบางครั้งก็ต้องมาประชุมกันใหม่เพื่อหาข้อสรุปอีกครั้ง

วิธีการเขียนรายงานการประชุม ให้ถูกต้อง

รายงานการประชุม มีความสำคัญกับองคการมาก หากรายงานการประชุมมีความหมายผิดไปจากการอภิปราย ยอมเกิดความเสียหายตอองคการได้ รายงานการประชุม เป็นข้อมูลข่าวสารที่สามารถเผยแพรใหบุคลากรในหนวยงานได้รับทราบ และถือว่าเป็นรูปแบบหนึ่งของการประชุมสัมพันธภายใน เพื่อสร้างความเขาใจอันดีตอองคการ ดังนั้นการจดรายงานการประชุมให้ครบถ้วน ก็ถือว่าเป็นเรื่องที่ควรทำมากที่สุด และวิธีการเขียนรายงานการประชุมให้ถูกต้อง ครบถ้วนมีดังต่อไปนี้

1. จดบันทึกเฉพาะข้อมูลที่สำคัญเช่นหัวข้อที่กำลังพูดในที่ประชุม หากเป็นการประชุมที่สำคัญก็ให้ทำการจดอย่างละเอียดทุกหัวข้อที่มีการพูดคุย แต่ไม่ต้องจดรายละเอียดในการพูดคุยทุกคำพูด
2. เลือกใช้ภาษีที่ถูกต้องชัดเจน กะทัดรัด แต่สามารถสื่อความหมายได้ดี และทำให้ผู้อ่านเข้าใจสิ่งสำคัญที่เกิดขึ้นในที่ประชุม
3. การเขียนรายงานการประชุมที่ดีควรเรียงลำดับเรื่องราวในการประชุม ให้เป็นไปตามความจริง
4. ไม่จำเป็นจะต้องบันทึกทุกคำพูดที่เป็นรายละเอียดปลีกย่อยของทุกคนในที่ประชุมมากเกินไป ยกเว้นเมื่อมีคำสั่งที่ต้องรายละเอียดในการประชุมมากเป็นพิเศษ
5. ต้องมีสมาธิในการฟังให้มาก เพื่อการจดบันทึกข้อมูลที่ถูกต้องแม่นยำ
6. แยกประเด็นสำคัญที่กำลังถูกเสนอในที่ประชุมให้เข้าใจง่าย
7. ในกรณีที่มีข้อมูลเป็นตัวเลข สถิติ จำนวนเงิน ควรเขียนให้ถูกต้องชัดเจนเรียงลำดับชัดเจน
8. เมื่อเลือกใช้ถ้อยคำ หรือสำนวนแบบย่อต้องทำให้ได้ใจความที่สมบูรณ์

การรับรองรายงานการประชุม มี 3 วิธีดังนี้

อย่างที่เราได้บอกไปแล้วข้างต้นว่า รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมและมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน ดังนั้น เมื่อมีการประชุม จึงเป็นหน้าที่ของฝ่ายเลขานุการที่จะต้องรับผิดชอบจัดทำรายงานการประชุม ปัญหาของการเขียนรายงานการประชุมที่พบบ่อยคือ ไม่รู้วิธีการดำเนินการประชุมที่ถูกต้อง ไม่รู้จะจดอย่างไร ไม่เข้าใจประเด็นของเรื่อง ผู้จดบันทึกการประชุมจะต้องรู้วิธีคิดก่อนเขียน รู้ลำดับความคิด รู้ ซึ่งวิธีการรับรองก็จะแนะนำต่อไปนี้

• รับรองในการประชุมครั้งนั้น ใช้สำหรับกรณีเรื่องเร่งด่วน ให้ประธานหรือเลขานุการของที่ประชุม อ่านสรุปมติให้ที่ประชุมพิจารณารับรอง
• รับรองในการประชุมครั้งต่อไป ประธานหรือเลขานุการเสนอรายงานการประชุมครั้งที่แล้วมาให้ที่ประชุมพิจารณารับรอง
• รับรองโดยการแจ้งเวียน ใช้ในกรณีที่ไม่มีการประชุมครั้งต่อไป หรือมีแต่ยังกำหนดเวลาประชุมครั้งต่อไปไม่ได้ หรือมีระยะเวลาห่างจากการประชุมครั้งนั้นมาก ให้เลขานุการส่งรายงานการประชุมไปให้บุคคลในคณะกรรมการพิจารณารับรอง ภายในระยะเวลาที่กำหนด

ผู้มาประชุม : ให้ลงชื่อและ/หรือตำแหน่งของผู้ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งมาประชุม ในกรณีที่เป็นผู้ได้รับการแต่งตั้งเป็นผู้แทนหน่วยงาน ให้ระบุว่าเป็นผู้แทนของหน่วยงานใด พร้อมตำแหน่งในคณะที่ประชุม ในกรณีที่เป็นผู้มาประชุมแทนให้ลงชื่อผู้มาประชุมแทนและลงด้วยว่ามาประชุมแทนผู้ใด หรือตำแหน่งใด หรือแทนผู้แทนหน่วยงานใด

สรุปได้ว่ารายงานประชุมเป็นภารกิจสำคัญอย่างหนึ่ง เนื่องจากเป็นแหล่งระดมความคิดในการวางแผนนโยบาย ตลอดจนแนวปฏิบัติ หรือระดมความคิด เพื่อให้การปฏิบัติงานของกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่งสำเร็จตามเป้าหมาย ซึ่งบุคคลที่ทำหน้าที่เลขานุการหรือได้รับมอบหมายให้ดำเนินการในเรื่องของการประชุม จะต้องท าการจดบันทึกและจัดทำรายงานการประชุม ซึ่งจะต้องมีทักษะในด้านต่าง ๆ เช่น การสรุปความ จับประเด็น และการถ่ายทอดออกมาเป็นภาษาเขียนนั่นเอง