เชื่อว่าทุกคนต้องเคยทำรายงานกันมาอย่างแน่นอน แต่รู้หรือไม่ว่ารูปแบบของรายงานแท้จริงแล้วเป็นอย่างไร และมีประเภทใดบ้าง ซึ่งในปัจจุบันนี้การเขียนรายงานได้มีการนำไปใช้ในทุก ๆ องค์กร ทั้งโรงเรียน และสถานที่ราชการ รวมไปถึงบริษัท หน่วยงานต่าง ๆ เพื่อชี้แจ้ง หรือสรุปเรื่องราวต่าง ๆ ให้เกิดความเป็นระบบระเบียบ วันนี้ลองมาทำความเข้าใจในวิธีการเขียนรายงานที่ถูกต้อง และสมบูรณ์แบบกันในบทความนี้เลย

ถ้าจะถามว่าเราต้องทำรายงานเพื่ออะไร ก็เพื่อให้รู้จักวิธีการค้นคว้าหาความรู้ด้วยตัวเอง มีโอกาสศึกษาค้นคว้าวิชาต่างๆ ที่ตนสนใจอย่างกว้างขวางและลึกซึ้ง เพื่อฝึกทักษะด้านการอ่านและสร้างนิสัยรักการอ่านและการค้นคว้า สามารถสรุปความหรือจับใจความของเรื่องที่อ่านได้ เพื่อส่งเสริมให้มีความคิดริเริ่ม รู้จักคิดอย่างมีระเบียบ มีเหตุผล และสามารถรวบรวมความรู้ ความคิด นำมาเรียบเรียงให้เป็นระเบียบได้นั่นเอง

รู้หรือไม่ว่ารายงานหมายถึงอะไร ?

รู้หรือไม่ว่ารายงาน จริง ๆ แล้วคืออะไร ใช้ทำอะไร และรูปแบบการเขียนอย่างไรจึงจะถูกต้องครับถ้วนองค์ประกอบ    ซึ่งคำจำกัดความของรายงานก็มีมากมาย ไม่ว่าจะเป็น การนำข้อมูลที่ได้จากตาราง/แบบสอบถาม และผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผล มาจัดรูปแบบเพิ่มพิมพ์รายงาน ที่ได้จากการออกแบบพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์รายงานที่ได้สามารถแสดงออกได้ทั้งทางจอภาพ และพิมพ์ลงกระดาษพิมพ์ การรายงานเหมาะสำหรับการแสดงข้อมูลที่มีจำนวนมาก เพราะสามารถจัดรูปแบบแต่ละหน้ากระดาษได้ดีกว่าการแสดง บนฟอร์ม ซึ่งมีขนาดจอภาพเป็นข้อจำกัดในการแสดง

หรือสามารถเข้าใจได้อีกอย่างว่า รายงานคือ ผลของการศึกษาค้นคว้าเรื่องใดเรื่องหนึ่งซึ่งเรียบเรียง แล้วเขียนหรือพิมพ์ขึ้นให้ถูกต้องตามแบบแผนที่กำหนด การทำรายงานอาจทำเป็นรายบุคคลหรือเป็นกลุ่มก็ได้ ความยาวของรายงานขึ้นอยู่กับขอบเขตของหัวข้อรายงาน และระยะเวลาในการทำรายงาน

รูปแบบการเขียนรายงาน และส่วนประกอบรายงาน

รายงานเป็นการนำเสนอเรื่องราวทางวิชาการซึ่งเป็นผลจากการศึกษาค้นคว้าเรื่องใดเรื่องหนึ่งอย่างมีระบบ มีการวิเคราะห์อย่างมีเหตุผล และอ้างอิงหลักฐานที่มาอย่าง มีหลักเกณฑ์แล้วนำมาเรียบเรียงอย่างมีขั้นตอน และเขียนหรือพิมพ์ให้ถูกต้องตามแบบแผนที่กำหนดถือว่ารายงานเป็นส่วนหนึ่งของการประเมินผลการศึกษา แน่นอนว่าการจัดทำรูปเล่มรายงานต้องมีรูปแบบที่ครบถ้วน ซึ่งมีส่วนประกอบดังต่อไปนี้เลย

1. ปกนอก
2. ปกรอง (กระดาษเปล่าสีขาว)
3. ปกใน (เหมือนปกนอกทุกประการแต่ใช้กระดาษขาว)
4. คำนำ
5. สารบัญ (อาจจะมีสารบัญตาราง และตารางรูปภาพ)
6. เนื้อหา
7. บรรณานุกรม หรือแหล่งอ้างอิง
8. ภาคผนวก  (ในที่นี้ให้รอคำสั่งจากครูว่าจะให้ใส่อะไรในภาคผนวก)
9. ปกรองหลัง (กระดาษเปล่าสีขาว)
10. ปกหลัง   

ลักษณะของการเขียนรายงานที่ดี ต้องมีความสมบูรณ์ทุกด้าน

ก่อนอื่นต้องทำความเข้าใจก่อนว่า รายงานแบ่งออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ รายงานทั่วไป เป็นรายงานที่เสนอข้อเท็จจริงในเรื่องต่างๆ ที่เกี่ยวกับองค์การสถาบันหรือข้อคิดเห็นของบุคคล ความเคลื่อนไหวของเหตุการณ์ สถานการณ์อย่างใดอย่างหนึ่งซึ่งได้ดำเนินการไปแล้ว หรือกำลังดำเนินการอยู่ หรือจะดำเนินการต่อไปเพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องทราบ เช่น รายงานในโอกาสต่างๆ เช่น รายงานแสดงผลงาน เป็นรายงานซึ่งพนักงานเจ้าหน้าที่รายงานผลการปฏิบัติงานต่อผู้บังคับบัญชา ผู้ร่วมงานหรือผู้สนใจทราบ ข้อเขียนที่เป็นคำกล่าวรายงานในพิธีเปิด-ปิดการอบรมสัมมนา การแข่งขันกีฬา การประกวด ฯลฯ เป็นการรายงานให้ทราบถึงความเป็นมาของงาน การดำเนินงาน ผู้ร่วมงาน กำหนดระยะเวลาของงาน และลงท้ายด้วยการเชิญประธานในพิธีกล่าวเปิดหรือปิดงาน

และประเภทที่ 2 รายงานทางวิชาการ คือ รายงานผลของการศึกษาค้นคว้าวิจัยเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งมุ่งเสนอผลที่ได้ตามความเป็นจริงซึ่งต้องทำตามขั้นตอน มีระบบ มีระเบียบแบบแผนที่เป็นสากล โดยมีหลักฐานและการอ้างอิงประกอบแล้วเขียนหรือพิมพ์ให้ถูกต้องตามรูปแบบที่สถาบันนั้นๆ กำหนด และถือว่ารายงานเป็นส่วนหนึ่งของการประเมินผลการเรียนการสอนของวิชานั้นๆ ด้วย ซึ่งลักษณะของรายงานที่ดี ก็มีดังนี้

1. มีการนำหลักการและ/หรือทฤษฎีมาใช้อย่างเหมาะสมเนื่องจากในการศึกษาค้นคว้า จะต้องมีการวิเคราะห์เนื้อหา โดยมีหลักการหรือทฤษฎีมารองรับอย่างเหมาะสม หลักการหรือทฤษฎีดังกล่าวควรเป็นที่ยอมรับในแวดวงสาขาวิชาการนั้นๆ พอควรและตรงกับเรื่องที่ศึกษาค้นคว้า
2. มีการแสดงความคิดริเริ่มสร้างสรรค์อย่างเหมาะสม เช่น เสนอแนวทางการแก้ปัญหาที่ไม่เคยมีผู้ทำมาก่อน หรือเคยมีผู้ทำแต่ไม่ชัดเจนเพียงพอ
3. ความสมบูรณ์และความถูกต้องของเนื้อหาสาระ เนื้อหาสาระต้องสมบูรณ์ตามชื่อเรื่องที่กำหนด และถูกต้องในข้อเท็จจริง การอ้างอิงที่มาหรือแหล่งค้นคว้าต้องถูกต้องเพื่อแสดงจรรยามารยาทของผู้เขียน และเป็นแหล่งชี้แนะให้ผู้สนใจได้ติดตามศึกษาค้นคว้าต่อไป การค้นคว้าควรศึกษามาจากหลายแหล่ง
4. ความชัดเจนของการเขียนรายงานจะต้องมีความชัดเจนในด้านลำดับการเสนอเรื่องมีความสามารถในการใช้ภาษา และการนำเสนอตาราง แผนภูมิ/ภาพประกอบทั้งนี้เพื่อให้การนำเสนอเนื้อหาชัดเจน เข้าใจง่าย เป็นระเบียบไม่ซ้ำซ้อนสับสน

ขั้นตอนการวางแผน ในการเขียนรายงาน

• การกำหนดข้อเรื่อง ต้องเป็นเรื่องที่น่าสนใจ เรื่องที่ผู้ทำรายงานมีความรู้ความสามารถ และสามารถหาแหล่งความรู้ได้
• ขอบเขตของเรื่อง ก่อนที่จะทำการเขียนรายงานต้องทำการกำหนดขอบเขตของข้อมูล ครอบคลุมทุกข้อของรายงาน แต่ละข้อต้องมีความสัมพันธ์กันอย่างดี การลำดับเนื้อหาสอดคล้องกัน
• แหล่งข้อมูล หรือแหล่งความรู้ ผู้เขียนรายงานจะต้องสำรวจแหล่งความรู้ที่จะใช้ศึกษาค้นคว้าเรื่องที่จะเขียนรายงาน อาจใช้วิธีการค้นคว้าจากหนังสือ หรือเอกสารในห้องสมุด การสัมภาษณ์ผู้ที่มีความรู้ในแขนงนั้นๆ  การใช้แบบสอบถาม การทดลองปฏิบัติ หรือ   การศึกษาดูงานด้วยตนเอง
• การเลือกเรื่องและตั้งชื่อเรื่อง เรื่องที่เลือกมาศึกษา ควรเป็นเรื่องที่เสริมความรู้ในการเรียนวิชาใดวิชาหนึ่ง ขอบเขต ที่เลือกควรเหมาะสมกับเวลาในการค้นคว้าและการเขียนรายงาน
• การกำหนดจุดมุ่งหมายและขอบเขตของเรื่อง จะต้องมีจุดมุ่งหมายและเสนอเรื่องราวเกี่ยวกับอะไร เพื่ออะไร มีขอบเขตเพียงใด 
• การเขียนโครงเรื่อง โครงเรื่อง คือ กรอบ ของเรื่องที่ใช้เป็น แนว ในการเขียนรายงานโครงเรื่องประกอบด้วย
• บทนำหรือความนำซึ่งมีหัวข้อใหญ่และหัวข้อย่อย ควรตั้งชื่อให้กะทัดรัด ใจความครอบคลุมเนื้อหา
• การเขียนเนื้อหา ได้จากการค้นคว้า จากแหล่งต่าง ๆ ไม่ว่าจากการอ่าน การฟัง การสังเกต การสัมภาษณ์ ฯลฯ ที่ผู้เขียนได้บันทึกไว้ แต่ไม่ใช่การคัดลอกหรือตัดต่อ ผู้เขียนเรียบเรียงด้วยสำนวนของตนเอง สำนวนภาษาควรอ่านเข้าใจง่าย ใช้คำที่เหมาะสม ประโยคกะทัดรัด
• บทสรุป คือสรุปผลการศึกษาค้นคว้า มีการอภิปรายผลการศึกษาค้นคว้าและเสนอแนะ ( ถ้ามี )
• การอ้างถึง หมายถึงการบอกให้ทราบว่าข้อความที่ใช้ในการเขียนรายงานมาจากแหล่งใด เพื่อผู้อ่านจะได้ตรวจสอบหรือติดตามอ่านเพิ่มเติม

การเขียนรายงาน คือการเขียนเสนอผลงานอันได้มาจากการศึกษาค้นคว้าพิเศษนอกเหนือจากเรื่องที่ได้ศึกษาในชั้นเรียนเพื่อส่งเสริมให้ผู้เรียนรู้จักแสวงหาความรู้ด้วยตนเอง มาถึงตอนนี้เชื่อว่าทุกคนคงเริ่มเข้าใจในรูปแบบการเขียนรายงานที่ถูกต้องกันแล้ว ลองนำความรู้ไปปรับใช้กับงานเขียนของคุณ เพื่อให้รายงานของคุณมีความสมบูรณ์มากยิ่งขึ้น