เรียนรู้วิธีการเขียนจดหมาย เริ่มเขียนอย่างไรให้ถูกต้องเหมาะสม

หลักการเขียนจดหมายทั่วไป ที่ใครๆ ก็สามารถทำได้ง่ายๆ

จดหมายเป็นสารประเภทหนึ่งที่สามารถส่งสารหรือข้อความต่างๆ สู่คนหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่ง ซึ่งการเขียนจดหมายเพื่อส่งไปยังที่อื่นที่เราต้องการนั้น มีวิธีการและรูปแบบในการเขียนอยู่หลากหลายแบบด้วยกัน ไม่ว่าจะเป็นจดหมายทั่วไปหรือส่วนตัว จดหมายติดต่อทางธุรกิจ จดหมายติดต่อแบบทางการ จดหมายทางราชการ และอื่นๆ อีกมากมาย ในวันนี้เราจะมาทำความรู้จักกับหลักการการเขียนจดหมายแต่ละประเภทกันว่ามีรูปแบบอย่างไรบ้าง

องค์ประกอบของจดหมายทั่วไป 

ก่อนที่เราจะไปรู้จักหลักการเขียนจดหมายของแต่ละประเภท เราจะมาทำความรู้จักกับองค์ประกอบในส่วนต่างๆ ของจดหมายกันก่อน โดยทั่วไปแล้วการเขียนจดหมายจะมีรูปแบบที่ค่อนข้างจะมีความใกล้เคียงกัน แต่บางประเภทอาจจะมีความเป็นทางการมากกว่า ซึ่งองค์ประกอบของจดหมายจะมีด้วยกันคือ

1. ซองจดหมาย

ส่วนประกอบที่จะขาดไปไม่ได้เลยนั่นก็คือซองจดหมาย ซึ่งเป็นซองที่จะห่อจดหมายไว้เพื่อระบุที่อยู่ของผู้ส่งและผู้รับได้ โดยซองจดหมายจะต้องมีการระบุต่างๆ คือ

• ชื่อที่อยู่ของผู้ส่ง

จะมีการระบุอยู่บริเวณด้านซ้ายข้างบนของหน้าซองจดหมาย โดยจะมีการระบุชื่อนามสกุลของผู้ส่ง บรรทัดล่างจะเป็นอยู่ของผู้ส่งและที่สำคัญที่สุดนั่นก็คือรหัสไปรษณีย์ของผู้ส่ง

• ชื่อที่อยู่ของผู้รับ

การระบุที่อยู่ของผู้รับจะอยู่บริเวณด้านซ้ายล่างของหน้าซองจดหมาย ซึ่งรายละเอียดต่างๆ จะมีชื่อนามสกุลของผู้รับ ที่อยู่และสิ่งสำคัญเช่นเดียวกันนั่นก็คือรหัสไปรษณีย์ของผู้รับนั่นเอง

2. ดวงตราไปรษณียากร

สิ่งที่สำคัญในการส่งจดหมายให้กับผู้รับที่จะขาดไม่ได้ นั่นก็คือดวงตราไปรษณียากรหรือที่เราเรียกสั้นๆ กันว่าสแตมป์นั่นเอง โดยการติดแสตมป์นั้นจะอยู่บริเวณด้านขวาบนของหน้าซองจดหมาย เพื่อให้เจ้าหน้าที่ไปรษณีย์สามารถรับรู้ได้ ว่าเราได้เสียค่าธรรมเนียมในการจัดส่งจดหมายเป็นที่เรียบร้อยแล้ว  และเมื่อเราไปส่งจดหมายให้กับที่ทำการหรือตู้ส่งจดหมายแล้ว เจ้าหน้าที่จะทำการใช้เครื่องทำการทำรอยประทับลงไปบนสแตมป์ เพื่อให้เข้าใจว่าสแตมป์นี้ได้ถูกใช้ไปแล้ว และจะไม่สามารถนำกลับมาใช้ได้ใหม่อีกครั้ง 

3. แผ่นจดหมาย

ส่วนประกอบที่จะเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้ส่งจดหมายและผู้รับจดหมาย นั่นก็คือแผ่นจดหมายที่จะต้องอยู่ด้านในซองจดหมาย ซึ่งสิ่งนี้จะมีการเขียนจดหมายที่มีเนื้อหาต่างๆที่ผู้ส่งต้องการจะระบุหรือแจ้งเรื่องราวต่างๆ ให้กับผู้รับทราบ ซึ่งหลักการเขียนจดหมายที่เหมาะสมจะมีด้วยกันดังต่อไปนี้

• ถ้าเป็นจดหมายที่ติดต่อกับทางราชการหรือจดหมายที่มีความเป็นทางการ จะต้องมีการใช้ภาษาที่มีความเหมาะสมต่อผู้รับ สิ่งสำคัญที่สุดคือการเขียนจดหมายจะต้องใช้คำที่มีความสุภาพ ทางการ และเป็นภาษาเขียน เพื่อให้การติดต่อสื่อสารมีความเป็นทางการ ดูน่าเชื่อถือ และยังถือว่าให้เกียรติต่อผู้รับอีกด้วย
• ควรใช้สรรพนามกับผู้รับให้มีความเหมาะสม โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับจดหมายที่มีความเป็นทางการ เพื่อให้จดหมายที่เราส่งไปนั้นมีความถูกต้องและให้เกียรติต่อผู้รับ
• มีการลำดับเรื่องราวต่างๆ ให้ชัดเจน เพื่อให้การสื่อสารต่อผู้รับมีความเข้าใจที่ตรงกัน และยังทำให้ผู้รับสามารถเรียบเรียงเนื้อหาต่างๆ ที่ผู้ส่งได้ส่งไปได้อย่างง่ายดาย

การเขียนจดหมายทั่วไปหรือส่วนตัว

การเขียนจดหมายในประเภทนี้จะเป็นการสื่อสารระหว่างบุคคลถึงอีกบุคคล ซึ่งจะมีความทางการที่น้อยที่สุดในทุกประเภท โดยส่วนใหญ่แล้วการเขียนประเภทนี้จะใช้กับพ่อแม่ เพื่อน หรือคนที่สนิทด้วย ภาษาที่ใช้ในจดหมายประเภทนี้จะใช้แบบทั่วไปได้ หรือถ้าเป็นการส่งไปถึงผู้รับที่มีอายุใกล้เคียงกันสามารถใช้ภาษาเป็นกันเองได้ เรียกได้ว่าเป็นจดหมายที่เขียนได้ง่ายมากที่สุด

โดยทั่วไปของจุดประสงค์ของการเขียนสื่อสารในจดหมายของประเภทนี้ จะเป็นการไต่ถามสารทุกข์สุขดิบ หรือการเล่าเรื่องราวต่างๆ ให้คนรู้จักหรือทางสมาชิกในครอบครัวฟัง ซึ่งการเขียนเนื้อหาในจดหมายนี้ที่ดี ควรจะมีการสื่อสารที่ตรงไปตรงมา เพื่อให้ผู้ได้รับเกิดความเข้าใจที่ตรงกัน และสามารถเข้าใจเรื่องราวที่ผู้ส่งต้องการสื่อสารได้มากที่สุด ดังนั้นการบรรยายเนื้อหาในจดหมายทั่วไปหรือส่วนตัวก็เป็นสิ่งที่ไม่ควรละเลยเช่นเดียวกัน เพราะอาจจะทำให้เกิดความเข้าใจผิดหรือสื่อสารผิดพลาดกันได้

รูปแบบในการเขียนจดหมายทั่วไปหรือส่วนตัว 

สถานที่เขียน

                                                 วัน/เดือน/ปี ที่เขียนจดหมาย

คำขึ้นต้น (เช่น กราบ, ถึง)

(เนื้อหา)

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

                                                           คำลงท้าย (กราบ, รัก)

                                                         ชื่อผู้เขียน

ซึ่งรูปแบบของจดหมายประเภทนี้จะมีลักษณะที่ค่อนข้างจะเป็นกันเอง สามารถเข้าเรื่องต่างๆ ที่จะต้องการสื่อสารได้อย่างรวดเร็ว ไม่ต้องมีการเขียนเกริ่นอะไรมากนัก แต่ก็ต้องระวังเรื่องการใช้คำที่เหมาะสมถ้าผู้ที่จะส่งเป็นคนที่มีอายุที่มากกว่า เพื่อให้จดหมายมีความเรียบร้อยและเป็นมารยาทขั้นพื้นฐาน

การเขียนจดหมายในเชิงธุรกิจ

การเขียนจดหมายประเภทนี้จะมีความเป็นทางการเพิ่มมากขึ้นกว่าจดหมายแบบส่วนตัว โดยการใช้จดหมายในเชิงธุรกิจนี้ส่วนใหญ่จะเป็นการติดต่อกันในเชิงธุรกิจ หรือการซื้อขายสินค้าต่างๆ เพื่อนำมาใช้ประโยชน์ในเชิงการค้าขาย การติดต่อระหว่างบริษัท หรือติดต่อกับบุคคลอื่นๆ ในฐานะที่เป็นในเชิงธุรกิจ 

การใช้กระดาษต่างๆ ในการการเขียนจดหมายในเชิงธุรกิจควรเป็นกระดาษสีขาวเรียบๆ ทั่วไป ไม่ควรมีลวดลายอะไรบนกระดาษ เพื่อให้มีความน่าเชื่อถือและเป็นทางการ เหมาะสมกับการติดต่อสื่อสารกันในเชิงธุรกิจ และตัวหนังสือที่ใช้ในการเขียนควรเป็นตัวบรรจง หรือถ้าใช้คอมพิวเตอร์ในการพิมพ์ควรใช้ตัวอักษรที่มีความเป็นทางการ และนิยมใช้กันทั่วไป ไม่ควรเป็นตัวอักษรที่มีลักษณะแบบกราฟิก

โดยภาษาที่ใช้เขียนจะมีความเป็นทางการ และจะใช้ภาษาที่เป็นแบบภาษาเขียน เพื่อให้มีความสุภาพ น่าเชื่อถือ นอกจากนี้เนื้อหาในจดหมายควรระบุความต้องการที่จะสื่อสารอย่างชัดเจน ตรงไปตรงมา ไม่ยืดเยื้อจนเกินไป เพื่อให้การสื่อสารมีความเข้าใจที่ตรงกันและป้องกันการสื่อสารที่ผิดพลาด ที่อาจจะเกิดความเสียหายขึ้นได้ในเชิงธุรกิจหรือองค์กรนั้นๆ

รูปแบบในการเขียนจดหมายในเชิงธุรกิจ 

ชื่อองค์กรหรือบริษัทหรือสถานที่ตั้งของที่ทำงาน

                                                                วัน/เดือน/ปี ที่เขียนจดหมาย

เรื่อง (เรื่องที่ต้องการสื่อสาร)

คำขึ้นต้น (เช่น เรียน, กราบเรียน)

(เนื้อหา)

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

                                                                            คำลงท้าย (ด้วยความเคารพ, ขอแสดงความนับถือ)

                                                                        ชื่อผู้เขียน

                                                                                   ชื่อตำแหน่งของผู้เขียน

เนื้อหาในการเขียนที่ควรระวังในจดหมายเชิงธุรกิจนี้ คือการระบุเนื้อหาสำคัญมากที่สุด ยกตัวอย่างเช่น การระบุราคาที่เสนอขายหรือการซื้อ ตำแหน่งในการแต่งตั้ง ตัวเลขเปอร์เซ็นต์ที่เป็นเชิงสำคัญต่อการแจ้งให้ผู้รับทราบ หรือเนื้อหาอื่นๆ เพราะไม่อย่างนั้นอาจจะเกิดความเสียหายของธุรกิจตามมาในภายหลังได้

การเขียนจดหมายราชการ

นับได้ว่าเป็นจดหมายที่มีความเป็นทางการมากที่สุด โดยการเขียนจดหมายราชการคือการเขียนหนังสือติดต่อกันระหว่างส่วนของราชการหนึ่งกับอีกส่วนราชการหนึ่ง โดยเนื้อหาส่วนใหญ่จะเป็นการแจ้งเรื่องราวต่างๆ ของส่วนราชการ การเรียนเชิญให้เข้าร่วมประชุม หรือการแต่งตั้งตำแหน่งต่างๆ ของเจ้าหน้าที่ในส่วนราชการนั้นๆ

รูปแบบในการเขียนจดหมายราชการจะเป็นแบบทางการ และต้องถูกต้องตามกฎระเบียบที่ราชการได้ตั้งไว้ตั้งแต่ต้น ด้วยเหตุที่ว่าการส่งจดหมายระหว่างราชการจะต้องมีการบันทึกเอาไว้ในงานสารบรรณ เพื่อเป็นหลักฐานในการส่งจดหมายในแต่ละครั้ง ดังนั้นรูปแบบของจดหมายราชการจะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ เป็นรูปแบบที่ตายตัวและมีรูปแบบที่เป็นทางการมากที่สุดของจดหมายทุกประเภท

สิ่งที่จดหมายราชการจะมีและเป็นจดหมายประเภทเดียวที่จะต้องระบุเอาไว้ในเนื้อหารวมไปถึงซองจดหมาย นั่นก็คือตราครุฑ ซึ่งเป็นสัญลักษณ์ที่บ่งชี้ได้ชัดว่าเป็นจดหมายจากทางราชการ นอกจากนี้กระดาษที่ใช้ในจดหมายจะต้องแยกเป็นสองประเภทคือ

• ซองจดหมาย

จะต้องใช้ซองที่ทำมาจากกระดาษที่เป็นสีน้ำตาล โดยบริเวณหน้าซองจะมีการประทับตราครุฑเช่นเดียวกับเนื้อหาข้างในซองจดหมาย

• เนื้อหาจดหมาย

ต้องใช้กระดาษที่เป็นแบบสีขาวล้วนเท่านั้น และจะต้องมีการประทับตราครุฑบริเวณกึ่งกลางด้านบนกระดาษ จึงจะเป็นการส่งจดหมายติดต่อระหว่างอีกส่วนราชการหนึ่งกับอีกส่วนหนึ่ง 

นอกจากนี้ภาษาที่ใช้เขียนในจดหมายราชการจะต้องมีความเป็นทางการอย่างมากที่สุด และสิ่งที่ขาดไม่ได้คือความถูกต้องของการสะกดในแต่ละคำ เพราะการสื่อสารในรูปแบบจดหมายนี้จะมีการเผยแพร่ออกไป และสามารถรับรู้ได้หลายคนถ้าอยู่ในสำนักเดียวของผู้รับจดหมาย (ถ้าไม่ได้เป็นจดหมายที่เป็นความลับ) ดังนั้นความถูกต้องและการสื่อสารที่ชัดเจนจึงเป็นเรื่องที่สำคัญเป็นอย่างมากในการจัดทำจดหมายในรูปแบบราชการ

รูปแบบในการเขียนจดหมายราชการ

(ตราครุฑ)

ที่ (หมายเลขตามระบบสารบรรณของส่วนราชการผู้ส่ง)

ชื่อส่วนราชการของผู้ส่งจดหมาย

วัน/เดือน/ปี ที่เขียนจดหมาย (ต้องระบุเป็นวันที่เต็มเท่านั้น)

เรื่อง (เรื่องที่ต้องการแจ้งให้ทราบ)

เรียน หรือ กราบเรียน (ชื่อของผู้รับ)

อ้างถึง (เอกสารที่จะกล่าวถึงด้วย ซึ่งอาจจะไม่มีก็ได้)

สิ่งที่ส่งมาด้วย (เอกสารต่างๆที่อาจจะแนบมากับจดหมาย ซึ่งอาจจะไม่มีก็ได้)

(เนื้อหา)

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

(สรุปเนื้อหา)

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

คำลงท้าย (เช่น ขอแสดงความนับถือ)

ลายเซ็นผู้ส่ง

(ชื่อเต็มของผู้ส่ง)

ส่วนราชการของผู้ส่ง

เบอร์โทรศัพท์ที่สามารถติดต่อได้ของผู้ส่ง

สิ่งสำคัญอีกอย่างหนึ่งในการส่งจดหมายราชการ คือเราจะต้องกะเวลาในการเขียนและส่งจดหมายให้ดี เพราะการส่งจดหมายไปยังอีกส่วนของราชการจะต้องมีการตรวจสอบ และต้องผ่านระบบตามที่ส่วนราชการในที่ต่างๆ ได้ตั้งกฎเอาไว้ ซึ่งในส่วนนี้ถ้าเราคาดการณ์ในการเขียนและส่งจดหมายผิดพลาด อาจจะทำให้ผู้รับได้รับจดหมายในเวลาที่ล่าช้า และอาจจะเกิดปัญหาในการสื่อสารตามมาภายหลังได้เช่นกัน

การเขียนจดหมายในรูปแบบต่างๆ ทั้ง 3 ประเภท จะสามารถเห็นได้ว่ารูปแบบในการเขียนทั้งซองจดหมายและเนื้อหาข้างในจะมีความแตกต่างกันได้อย่างชัดเจน ซึ่งถ้าเราได้มีการศึกษารูปแบบต่างๆ ของจดหมายในแต่ละประเภท จะสามารถช่วยให้เราส่งจดหมายไปยังที่ต่างๆ ที่ต้องการได้อย่างเหมาะสม นอกจากนี้ยังสามารถใช้ภาษาเขียนที่เหมาะสมกับประเภทของจดหมายได้อย่างดีและถูกต้อง และจะทำให้การสื่อสารเป็นไปได้ด้วยความรวดเร็ว เข้าใจได้ง่าย และไม่เกิดปัญหาอื่นๆ ยกตัวอย่างเช่น การสื่อสารที่ผิดพลาดเข้าใจไม่ตรงกัน หรือการส่งจดหมายที่ผิดและทำให้ตีกลับมายังผู้ส่ง ซึ่งอาจจะทำให้เสียเวลาและต้องใช้เวลานานกว่าเดิมในการสื่อสารถึงกัน

ถึงแม้ว่าในปัจจุบันจะมีการสื่อสารกันในรูปแบบอื่นๆ มากกว่าการส่งจดหมายแล้ว เราก็ไม่ควรให้ความสำคัญกับจดหมายบางอย่างน้อยลง เพราะจดหมายยังมีความสำคัญอยู่ในบางด้าน ไม่ว่าจะเป็นการเก็บจดหมายหลักฐาน เพื่อยืนยันว่าเราได้ส่งจดหมายหรือสื่อสารไปยังผู้รับแล้ว โดยในส่วนนี้ถือเป็นสิ่งสำคัญเป็นอย่างมากในการให้ความสำคัญกับจดหมาย ที่ทุกคนไม่ควรละเลยกันไป

📚 อ้างอิง (Reference Sites)

📙 บทความที่เกี่ยวข้อง (Internal Resources)

เรียบเรียงและจัดทำโดย ข้าวตังดอทคอม