หลักการเขียนย่อความที่ถูกต้อง และเทคนิคสรุปใจความสำคัญ

เมื่อกล่าวถึงการเขียนย่อความ หลายคนอาจนึกถึงวิชาเรียนสมัยประถมศึกษา หรือมัธยมศึกษา ซึ่งทักษะดังกล่าวถือเป็นองค์ความรู้ส่วนหนึ่งในรายวิชาภาษาไทย ผู้ที่ผ่านการศึกษาระดับชั้นมัธยมฯ มาแล้วย่อมเคยผ่านการทำแบบฝึกหัด หรือการสอบเพื่อวัดผลทักษะการเขียนดังกล่าวมาบ้างแล้วไม่มากก็น้อย อย่างไรก็ตามในความเป็นจริงการเขียนย่อความนั้นมีประโยชน์ และสำคัญกับชีวิตเรามากกว่าแค่องค์ความรู้หนึ่งในรายวิชาเรียน เพราะทักษะการเขียนดังกล่าวที่ดีนั้นจะช่วยให้เราเตรียมพร้อมสำหรับเรื่องต่างๆ ได้ดีขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการเตรียมสอบเพื่อศึกษาต่อ การสรุปประเด็นสำคัญเพื่อใช้สำหรับงานค้นคว้าอิสระ หรือการทำวิจัย กระทั่งในการทำงานบ่อยครั้งเราก็จำต้องอาศัยทักษะการเขียนดังกล่าวเพื่อให้การดำเนินงานในขั้นตอนต่างๆ ราบรื่นขึ้น

ทั้งนี้วัตถุประสงค์ของการเขียนย่อความ ก็คือการสรุปใจความสำคัญต่างๆ ของเรื่องราวที่อาจจะได้จากการอ่าน ฟัง การรับชม หรือการสนทนา การประชุมใดๆ ซึ่งครอบคลุมการรับส่งสารทุกรูปแบบ เพื่อให้ผู้อ่านสามารถเข้าใจถึงใจความสำคัญของการสื่อสารนั้นๆ ได้อย่างถูกต้องครบถ้วน โดยที่ตัวย่อความนั้นๆ ควรมีความสั้นและกระชับกว่าสารต้นฉบับ และต่อไปนี้ก็คือหลักการเขียนย่อความและเทคนิคคการจับใจความสำคัญ ซึ่งจะช่วยให้เราสามารถจัดทำงานเขียนเพื่อสรุปสาระสำคัญในประเด็นใดๆ ได้อย่างสมบูรณ์

อ่านหรือฟังสารที่ต้องการนำประเด็นสำคัญมาเขียนย่อความให้ละเอียด

หลักการสำคัญประการแรกในการเขียนย่อความก็คือ การอ่าน หรือฟังสารใดๆ อย่างละเอียด เพื่อให้รับทราบข้อมูลได้อย่างถูกต้องครบถ้วน โดยหากเป็นสารจากการสนทนา การประชุม ก็อาจเลือกใช้เทคนิคการถามทวนคู่สนทนา หรือผู้ร่วมประชุมในประเด็นที่เห็นว่ามีความสำคัญเป็นพิเศษ เพื่อให้สามารถจดจำรายละเอียดได้ดีขึ้น นอกจากนี้ยังอาจขออนุญาตคู่สนทนา หรือผู้ร่วมประชุมในการใช้เครื่องบันทึกเสียง เพื่อนำไปเปิดฟังซ้ำ ซึ่งจะช่วยให้สามารถจับใจความสำคัญได้ถูกต้องชัดเจนมากขึ้น เมื่อสามารถจับใจความสำคัญของสารนั้นๆ ได้แล้ว การนำใจความสำคัญที่ได้มาเขียนเรียบเรียงก็จะง่ายขึ้น

ตัดส่วนที่เป็นการขยายความออก

โดยทั่วไปการรับส่งสารทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลจากในหนังสือ บทความในสื่อสิ่งพิมพ์ หรือสื่ออนไลน์ การพูด การบรรยาย ล้วนมีองค์ประกอบในตัวข้อมูลที่เหมือนกันๆ คือมีส่วนที่เป็นการเกริ่นนำ สาระสำคัญ และส่วนที่เป็นการขยายความ ซึ่งในส่วนของการเกริ่นนำนั้นถือเป็นส่วนที่สังเกตได้ง่าย และเป็นส่วนที่หลายคนสามารถตัดทิ้งได้อัตโนมัติในการเขียนย่อความ เพราะมักเป็นส่วนที่ถูกกล่าวถึงเป็นลำดับแรกก่อนที่จะเข้าสาระสำคัญ หรือใจความสำคัญของเนื้อหา แต่อีกส่วนที่เราจำเป็นต้องตัดทิ้งเพื่อให้งานเขียนดังกล่าวนี้มีความสั้น กระชับตามวัตถุประสงค์เช่นกัน ก็คือส่วนของการขยายความ ที่มักปะปนอยู่กับใจความสำคัญ โดยเทคนิคการเลือกตัดส่วนขยายความออกก็คือ การสังเกตส่วนที่เป็นการยกตัวอย่างประกอบในประเด็นต่างๆ การอธิบายเพิ่มเติม การกล่าวอ้างถึงประเด็นที่เกี่ยวเนื่องกัน (อยู่นอกเหนือขอบเขตของประเด็นสำคัญในสารนั้นๆ) ส่วนขยายความเหล่านี้แม้จะถูกตัดออกไปก็ยังสามารถนำสาระสำคัญมาสรุป เรียบเรียงเพื่อใช้ในการเขียนย่อความให้ได้ใจความที่สมบูรณ์ครบถ้วนได้ ในทางตรงกันข้ามหากไม่ตัดส่วนขยายเหล่านี้ออกไป จะทำให้งานเขียนออกมายืดเยื้อ ขาดความกระชับ ผิดวัตถุประสงค์ของงานเขียนประเภทนี้ ทั้งยังอาจส่งผลกระทบต่อการนำไปใช้ประโยชน์ต่อ เช่น หากเป็นการเขียนสรุปเพื่อใช้ในการเตรียมสอบก็อาจทำให้ข้อมูลที่เราอ่านและจดจำได้เต็มไปด้วยส่วนที่ไม่ใช่ประเด็นสำคัญที่นำมาออกข้อสอบ หรือหากเป็นการเขียนย่อความเพื่อเป็นสรุปประเด็นสำหรับเตรียมงานวิจัย ด้วยความที่ในย่อความมีส่วนที่เป็นการขยายความมากเกินไป ก็อาจทำให้เราตกหล่นส่วนที่เป็นประเด็นสำคัญที่จะต้องนำไปใช้อ้างอิงในการสำรวจ และเก็บข้อมูลส่วนนั้นๆ ได้  

เขียนเรียบเรียงเป็นสำนวนภาษาของตัวเอง ไม่ใช้วิธีปะติดปะต่อข้อความ 

แม้ว่าในการเขียนย่อความจำเป็นจะต้องนำสาระสำคัญจากสารที่รับมาเรียบเรียงให้ถูกต้องครบถ้วน แต่หลักการสำคัญอย่างหนึ่งของงานเขียนประเภทนี้ก็เป็นเช่นเดียวกับงานเขียนประเภทอื่นๆ ซึ่งก็คือการเรียบเรียง หรือเขียนอธิบายสาระสำคัญต่างๆ ด้วยสำนวนภาษาของตัวเอง ไม่ใช่วิธีการคัดลอกข้อความ หรือนำข้อมูลที่ได้จากการอ่าน ฟัง มาเขียนลงทันทีโดยไม่เปลี่ยนสำนวนที่ใช้เลย ทั้งนี้เทคนิคการเรียบเรียง หรืออธิบายใจความสำคัญต่างๆ ด้วยสำนวนภาษาของตัวเอง เพื่อให้งานเขียนออกมาสมบูรณ์ และผู้อ่านสามารถอ่านได้อย่างลื่นไหลนั้นมีดังนี้

• ลำดับใจความสำคัญใหม่ สิ่งแรกที่จะทำให้เราสามารถใช้สำนวนภาษาของเราได้อย่างลื่นไหลก็คือการลำดับใจความสำคัญใหม่นั่นเอง โดยการเรียบเรียงสาระ หรือใจความสำคัญที่ได้จากสารใดๆ ไม่จำเป็นต้องเรียงลำดับก่อนหลังตามสารต้นฉบับที่อ่าน หรือฟังมาเสมอไป โดยควรคำนึงถึงบริบทของการนำย่อความนั้นๆ ไปใช้ประโยชน์ต่อเป็นหลัก เช่น อาจนำประเด็นที่เรามองว่ามีความสำคัญมากที่สุดมาเรียบเรียงลงเป็นส่วนแรกของตัวย่อความ แม้ว่าในสารต้นฉบับประเด็นนั้นๆ อาจอยู่ในส่วนกลาง หรือส่วนท้ายก็ตาม

• เลือกใช้คำเชื่อมประโยคให้เหมาะสม แม้ว่าวัตถุประสงค์หลักในการเขียนย่อความจะเป็นการส่งต่อใจความสำคัญในประเด็นใดๆ ให้ผู้อ่าน แต่คำเชื่อมโยงที่ไม่ได้สื่อความหมายชัดเจน หรือเป็นส่วนหนึ่งของใจความใดๆ ก็มีส่วนสำคัญเช่นกัน เพราะเป็นส่วนที่จะทำให้ใจความสำคัญต่างๆ ที่เรียบเรียงออกมานั้นมีความสละสลวย และผู้อ่านสามารถเข้าใจลำดับของเหตุการณ์ ความเชื่องโยงกันของเนื้อหาส่วนต่างๆ ได้ดีขึ้น