การเขียนจดหมายกิจธุระ ให้ดูดี มีวิธีการเขียนอย่างไร

การเขียนจดหมายกิจธุระ ให้เป็นเอกสารที่เรียบร้อย ดูดี น่าเชื่อถือ และถูกต้องตามหลักการเขียน จะต้องอาศัยทักษะความสามารถด้านภาษาไทย ซึ่งเราทุกคนได้ผ่านการเรียนมาบ้างแล้ว แต่บางคนอาจจะหลงลืมเพราะเราไม่ค่อยมีโอกาสได้ใช้การเขียนจดหมายสักเท่าไร วันนี้เราจึงจะพาทุกคนมารื้อฟื้นความทรงจำ เป็นการให้ความรู้แบบเข้าใจได้ง่าย ๆ พร้อมกับทบทวนความหมายของจดหมายกิจธุระว่าเป็นอย่างไร ก่อนที่จะดูฟอร์มการเขียนที่ถูกต้องเพื่อใช้ในการทำงานและอาชีพของตนเอง

ความหมายของ การเขียนจดหมายกิจธุระ และวิธีการเขียนอย่างถูกต้อง

รูปแบบการเขียนจดหมาย ถูกแบ่งออกเป็น 4 ประเภท ตามลักษณะความเป็นทางการในการเขียน ได้แก่ จดหมายส่วนตัว จดหมายธุรกิจ จดหมายกิจธุระ และจดหมายราชการ ซึ่งเนื้อหาและจุดมุ่งหมายในแต่ละแบบจะแตกต่างกันออกไป แต่สำหรับ การเขียนจดหมายกิจธุระ นั้น หมายถึง จดหมายที่ใช้ภาษาทางการเพื่อแจ้งรายละเอียดการทำงานร่วมกันระหว่างหน่วยงานหนึ่ง กับบุคคลหรืออีกหน่วยงายงานหนึ่ง ทั้งการขอความอนุเคราะห์ การขอความร่วมมือ การเชิญชวนเข้าร่วมกิจกรรม การนัดหมายวันเวลา หรือการขอบคุณต่าง ๆ ซึ่งจะถูกแบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ จดหมายกิจธุระเต็มรูปแบบ กับจดหมายกิจธุระไม่เต็มรูปแบบ โดยแบบแรกจะใช้อย่างเป็นทางการ เป็นหนังสือส่งออกภายนอก ส่วนแบบที่สองจะเน้นเรื่องส่วนตัว และใช้ภาษากึ่งทางการได้ ทั้งนี้ การเขียนจดหมายกิจธุระ มีวิธีการเขียนอย่างถูกต้อง 10 ขั้นตอนตามลำดับดังต่อไปนี้

1. ส่วนหัวของจดหมาย สามารถเขียนได้โดยการระบุที่อยู่ของผู้เขียน หรือที่อยู่ของหน่วยงานที่ต้องการส่งเรื่อง ระบุไว้ตรงมุมบนขวามือสุด

2. ลำดับที่ของจดหมาย ให้ระบุไว้มุมบนซ้ายมือ คำว่า “ที่” ตามด้วยลำดับของจดหมาย ทับด้วยปีพุทธศักราช เช่น ที่ ศธ 01/2565 หรือ ที่ ศธ ๑๐๑/๒๕๖๕ เป็นต้น

3. การระบุวัน เดือน ปี ให้เขียนเริ่มจากส่วนกลางของกระดาษยาวไปทางขวามือ โดยไม่จำเป็นต้องระบุคำว่า วัน เดือน หรือปี ลงไป เช่น 12 สิงหาคม 2565 หรือ ๕ ธันวาคม ๒๕๖๕ เป็นต้น

4. เรื่อง เป็นส่วนที่ให้ระบุสาระหรือใจความสำคัญของวัตถุประสงค์ที่เราส่งจดหมายฉบับนี้ เช่น ขอความอนุเคราะห์สถานที่ในการจัดอบรม หรือ ขอความร่วมมือในการส่งตัวแทนเข้าร่วมกิจกรรม เป็นต้น

5. คำขึ้นต้น หากเป็นบุคคลทั่วไป ควรใช้คำว่า “เรียน” ตามด้วยชื่อ นามสกุล หรือยศ ตำแหน่ง ของผู้ที่เราต้องการติดต่อ เช่น เรียน รศ.ดร.เกียรติศักดิ์ สว่างรัศมี หรือ เรียน ผู้อำนวยการโรงเรียนน้ำปลีกศึกษา เป็นต้น แต่หากเป็นคนที่มียศสูงระดับประเทศ หรือเป็นพระสงฆ์ ก็จะเปลี่ยนใช้คำอื่นแทนคำว่า เรียน
6. สิ่งที่แนบมาด้วย หากไม่มีเอกสารอื่นแนบ ก็ไม่ต้องระบุส่วนนี้ แต่ถ้ามีให้ระบุไว้ด้วย เช่น กำหนดการ แบบตอบรับเข้าร่วมกิจกรรม รูปภาพ หนังสือ เป็นต้น

7. ข้อความหรือเนื้อหาใน การเขียนจดหมายกิจธุระ เป็นสิ่งที่ระบุรายละเอียดที่มาของจดหมายกิจธุระฉบับบนี้ อาจขึ้นต้นด้วยคำว่า ด้วย เนื่องจาก เนื่องด้วย ตามที่ เพื่อเกริ่นนำในย่อหน้าแรก และย่อหน้าที่สองบอกถึงวัตถุประสงค์ หรือสิ่งที่ต้องการ ตามด้วยบทสรุป บอกวันเวลาและสถานที่อย่างชัดเจน

8. ส่วนของคำลงท้าย ควรใช้คำว่า “ขอแสดงความนับถือ” โดยการระบุตำแหน่งให้ตรงกับวันที่

9. ลายมือชื่อ หรือลายเซ็น ควรเป็นการเขียนด้วยมือของผู้ลงรายชื่อ ด้วยปากกาหรือหมึกสีดำหรือน้ำเงิน

10. ชื่อผู้เขียนจดหมาย ที่อยู่ในวงเล็บใต้ลายเซ็น ควรเป็นชื่อเต็มที่มีคำนำหน้าด้วยเสมอ

รายละเอียดของ การเขียนจดหมายกิจธุระ ที่ควรรู้

การเขียนจดหมายแต่ละประเภท จะมีเนื้อหาและวัตถุประสงค์ที่แตกต่างต่างกัน สำหรับรายละเอียดใน การเขียนจดหมายกิจธุระ นั้น ยังมีสิ่งที่ควรรู้เพิ่มเติม ทั้งการเลือกใช้ซองบรรจุจดหมาย และเทคนิคการเขียนที่จะทำให้จดหมายกิจธุระบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ เนื่องจากจดหมายกิจธุระเป็นสิ่งที่จำเป็นต้องใช้ในการติดต่อเรื่องงาน กิจธุระระหว่างองค์กร ถือเป็นส่วนหนึ่งในการดำเนินงานให้ประสบความสำเร็จ และเป็นการแสดงน้ำใจของผู้ตอบรับ แสดงมิตรไมตรีที่ดีต่อกัน โดยเฉพาะหน่วยงานและองค์กรต่าง ๆ ก็จำเป็นต้องใช้ทักษะ การเขียนจดหมายกิจธุระ ให้ออกมาดูดี และถูกต้องมากที่สุด ได้แก่

• จดหมายขอความอนุเคราะห์ จัดเป็น การเขียนจดหมายกิจธุระ ขอความช่วยเหลือจากองค์กร หน่วยงาน สมาคม ห้างร้าน เอกชน ที่ไม่มีความเกี่ยวข้องกัน ให้มาช่วยเหลือในสิ่งที่ผู้ร้องขอขาด เช่น ขอความอนุเคราะห์ยืมเครื่องเสียง ขอความอนุเคราะห์เงินสนับสนุนทำกิจกรรม ขอความอนุเคราะห์มาเป็นวิทยากร โดยการเขียนจดหมายนี้ต้องลำดับเนื้อหา เชื่อมโยงเหตุและผลที่น่าเชื่อถือ ด้วยการบอกรายละเอียดของงาน พร้อมทั้งความจำเป็นที่เราต้องขอความอนุเคราะห์ พร้อมทั้งใช้ทักษะยกย่องคุณธรรมของอีกฝ่าย และส่วนท้ายให้ตั้งความหวังว่าจะได้รับการช่วยเหลือ จึงขอบคุณมาล่วงหน้า ณ โอกาสนี้

• จดหมายเชิญ เป็นจดหมายที่เขียนขึ้นเพื่อติดต่อบุคคลหรือหน่วยงานต่าง ๆ ให้มาในงานของเรา ทั้งในฐานะผู้เข้าร่วมงาน และฐานะวิทยากร ผู้บรรยายให้ความรู้ต่าง ๆ สิ่งสำคัญในจดหมายเชิญนี้คือ เราต้องหาข้อมูลวิทยากรมาว่า เขาเก่ง หรือมีความถนัด ความสามารถด้านใด ที่เราจะเชิญมาเป็นผู้บรรยาย และควรใช้ซองจดหมายที่สะอาด เรียบร้อย ในการเชิญ ระบุชื่อและตำแหน่งที่ถูกต้องของวิทยากรท่านนั้น พยายามอย่าให้ผิดพลาดเด็ดขาด หรือหากไม่ทราบตำแหน่งที่แน่ชัด ควรใช้คำว่า “คุณ” ในการเชิญ

• จดหมายแสดงความขอบคุณ จะเป็นจดหมายที่มีลักษณะเดียวกันกับ การเขียนจดหมายกิจธุระ ประเภทอื่น ๆ แต่จะมีการใช้จดหมายขอบคุณนี้ก็ในตอนที่เราได้รับความอนุเคราะห์ ได้รับการช่วยเหลือ หรือได้รับการตอบรับ ให้เกียรติเข้ามาร่วมงาน จึงจะแสดงความขอบคุณกลับไปด้วยใจจริง เพื่อที่ว่าในการเชิญและขอความอนุเคราะห์ครั้งต่อ ๆ ไป เราจะได้รับการช่วยเหลืออีกครั้งนั่นเอง

ลักษณะของ การเขียนจดหมายกิจธุระ ที่ดี ควรหรือไม่ควรทำอย่างไร

หากเราต้องการสื่อสารให้ผู้รับสารเข้าใจ และตอบรับเราตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ เราจะต้องใช้กลยุทธ์และแนวทางในการเขียนที่มีชั้นเชิง เป็นระเบียบ และข้อมูลที่น่าเชื่อถือ เพราะลักษณะของ การเขียนจดหมายกิจธุระ ที่ดีจะทำให้โครงการหรืองานที่เราจัดนั้นสำเร็จลุล่วงไปได้อย่างดี ตามแนวทางแล้วควรปฏิบัติ ดังนี้

1. ควรพิมพ์ ไม่ควรเขียน การใส่เนื้อความในจดหมาย ควรเป็นการพิมพ์ผ่านคอมพิวเตอร์หรือโน๊ตบุ๊ค ให้ตรงตามระเบียบความเรียบร้อย ไม่ควรเขียนด้วยลายมือของตนเอง เพราะจะทำให้จดหมายดูไม่เป็นมืออาชีพและไม่น่าเชื่อถือ

2. ควรสุภาพ ไม่ควรเล่น การสุภาพผ่านเนื้อหา ต้องเป็นคำที่ให้เกียรติฝ่ายตรงข้าม ไม่ควรใช้คำเล่น ๆ หรือคำพูดทั่วไปในชีวิตประจำวัน

3. ควรมีเนื้อหาครบถ้วน ไม่ควรเขียนขาด ๆ เกิน ๆ การเขียนจดหมายต้องระบุข้อมูลทุกอย่างให้ครบถ้วนสมบูรณ์ โดยเฉพาะในส่วนของวันที่ เวลา สถานที่จัดกิจกรรม ต้องบอกอย่างถูกต้องชัดเจน หากบอกวันที่แต่ลืมบอกเวลา ก็จะทำให้ผู้ที่ถูกเชิญอาจจะปฏิเสธการมาร่วมงานได้นั่นเอง

4. ควรตรวจสอบความถูกต้องก่อนส่งจดหมายเสมอ ในการที่จะส่งจดหมายไปยังปลายทางแต่ละครั้ง ต้องตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร และเนื้อหา เพื่อป้องกันความผิดพลาดในการรับสาร ไม่ให้เข้าใจคลาดเคลื่อนกัน

5. ควรใช้ภาษาทางการ แน่นอนว่าจะต้องอาศัยภาษาที่ถูกต้องและเป็นทางการ เพื่อเนื้อหาที่สละสลวย สวยงาม เป็นระเบียบตามหลักการ

มารยาทใน การเขียนจดหมายกิจธุระ

สิ่งสำคัญใน การเขียนจดหมายกิจธุระ นี้ก็คือ การเขียนอย่างมีมารยาท ผ่านภาษา และเนื้อความที่ให้เกียรติผู้รับจดหมาย นับตั้งแต่การสะกดชื่อ นามสกุล และตำแหน่งของผู้รับให้ถูกต้อง การส่งซองจดหมายที่เป็นระเบียบ ไม่ยับยู่ยี่ระหว่างทาง และเนื้อความในจดหมายใช้คำขึ้นต้น การเรียนเชิญที่ตรงตามรูปแบบการเขียน ทั้งนี้ ทุก ๆ ขั้นตอนต้องพยายามตรวจสอบความถูกต้องทางภาษาให้เป็นภาษาระดับทางการ ไม่ให้มีภาษาพูดหลุดเข้าไปในเนื้อหา เพราะจะส่งผลให้จดหมายของเราไม่น่าเชื่อถือ ถ้าขอความอนุเคราะห์ก็จะไม่ได้รับการช่วยเหลือ แสดงถึงความไม่รอบคอบของผู้ส่ง นอกจากนี้มารยาทหลังจากพบหน้ากันแล้ว ทางผู้จัดงานจะต้องต้อนรับแขกหรือวิทยากรที่เราเชิญมาด้วยการดูแลเป็นอย่างดี ตลอดการจัดงานและขอบคุณทุกครั้งหลังจากงานเสร็จสิ้น