ปฏิเสธไม่ได้เลยว่ารูปแบบการเขียนจกหมายเป็นอีกหนึ่งช่องทางการสื่อสารที่มีมาแต่โบราณ แต่ก็ยังคงใช้กันทั่วโลก เพราะข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษร สามารถเป็นหลักฐานยืนยันได้เป็นอย่างดี แม้ว่าเราจะมีช่องทางส่งสารแบบอื่นๆ ได้อีกมากมาย นักเรียนจึงควรทราบรูปแบบจดหมาย อย่างเช่น จดหมายส่วนตัว และจดหมายกิจธุระ รวมถึงวิธีจ่าหน้าซองจดหมายด้วย เนื่องจากการเขียนจดหมายแต่ละประเภท ก็มีลักษณะที่แตกต่างกันออกไป    การเขียนจดหมายเป็นการสื่อสารโดยตรงระหว่างบุคคลหรือระหว่างหน่วยงานต่างๆ ช่วยทำให้ระยะทางไกลเป็นใกล้ เพราะไม่ว่าบุคคลหรือหน่วยงานจะห่างไกลกันแค่ไหน ก็สามารถใช้จดหมายส่งข่าวคราวและแจ้งความประสงค์ได้ตามความต้องการ การส่งสารหรือข้อความในจดหมายต้องเขียนให้แจ่มแจ้งชัดเจน เพื่อจะได้เข้าใจตรงกันทั้งสองฝ่าย

ความสำคัญของการเขียนจดหมาย

จดหมาย หมายถึง การติดต่อสื่อสารที่เขียนเป็นลายลักษณ์อักษรตามรูปแบบเฉพาะที่กำหนดไว้ ใช้เขียนติดต่อกันเมื่อไม่สามารถพูดคุยกันหรือเมื่ออยู่ไกลกัน สำหรับความสำคัญของจดหมาย ขึ้นอยู่กับว่าเนื้อความของจดหมายนั้นๆ ผู้เขียนมีประสงค์อะไรในการเขียน เช่น พูดคุยไต่ถามทุกข์สุข เล่าเรื่อง สอบถามข้อสงสัย เป็นต้น ภาษาที่ใช้ก็ย่อมจะแตกต่างกันไปด้วย ขึ้นอยู่กับว่าใครเขียนถึงใคร มีความสัมพันธ์กันระดับไหน ผู้รับมีวัยวุฒิ คุณวุฒิ มีฐานะทางสังคมอย่างไรด้วย เพราะการจะสื่อสารไปยังผู้รับให้เข้าใจในเนื้อความก็ต้องไปในทิศทางเดียวกันด้วย

การเขียนจดหมาย คือการนำข้อความที่เขียนขึ้นเพื่อส่งสารจากบุคคลหนึ่งไปยังบุคคลหนึ่ง อาจมีความหมายรวมไปถึงกระดาษหรือสื่อที่ใช้เขียนหรือสร้างจดหมายนั้น ในอดีตก่อนคริสต์ศตวรรษที่ 19 จดหมายเป็นการสื่อสารที่เชื่อถือได้เพียงชนิดเดียวระหว่างบุคคลสองคนจากสถานที่ต่างกัน โดยการส่งผ่านทางนกพิราบสื่อสารหรือด้วยบริการไปรษณีย์ เมื่อเทคโนโลยีพัฒนามากขึ้น มีการประดิษฐ์โทรเลข โทรศัพท์ โทรสาร หรือแม้กระทั่งอินเทอร์เน็ต ซึ่งสามารถส่งสารได้รวดเร็วกว่าจดหมาย ทำให้จดหมายลดความสำคัญลงไป

4 หลักการสำคัญในการเขียนจดหมาย ให้มีความสมบูรณ์

1. เขียนด้วยข้อความชัดเจน เน้นความสุภาพ ถ้าผู้รับมีวัยวุฒิ คุณวุฒิมาก ก็ต้องระมัดระวังในการเขียน การใช้ภาษาให้เหมาะสมมากตามไปด้วย เช่น การเขียนถึงผู้อำนวยการโรงเรียน เขียนถึงพระภิกษุ ภาษาที่ใช้ย่อมต่างระดับกัน
2. ในกรณีที่ไม่ใช้การพิมพ์จดหมาย ลายมือต้องเรียบร้อย อ่านง่าย เขียนด้วยตัวบรรจงได้ยิ่งเป็นสิ่งดี
3. เขียนให้ถูกต้องตามหลักภาษา ใช้คำขึ้นต้น คำลงท้ายให้ถูกกับฐานะของผู้รับ ใช้สรรพนามให้ถูก อย่าเขียนผิด เพราะจะบ่งบอกว่าผู้เขียนมีความรู้ทางการเขียนแค่ไหน
4. รูปแบบของจดหมายต้องถูกต้องตามหลักการเขียนจดหมาย แม้ว่าผู้รับจะเป็นเพื่อน อยู่ในระดับเดียวกันก็ตาม

มารยาทในการเขียนจดหมาย เป็นสิ่งสำคัญที่ต้องรู้

• เลือกกระดาษ ซอง ที่สะอาดเรียบร้อย

ซองจดหมายที่ดีที่สุดคือซองที่การสื่อสารแห่งประเทศไทยจัดทำขึ้น เพราะมีขนาดและ คุณภาพได้มาตรฐาน ซองประเภทนี้มีจำหน่ายตามที่ทำการไปรษณีย์โทรเลขทุกแห่ง ถ้าหาซองจดหมายของการสื่อแห่งประเทศไม่ได้ ก็อาจเลือกซื้อจากซองที่มีเอกชนทำขึ้นจำหน่าย ซึ่งถ้าเป็นในกรณีหลังนี้ ควรเลือกซองที่มีสีสุภาพ ไม่ควรมีลวดลาย

• เขียนหนังสือให้ชัดเจน อ่านง่าย

การเขียนตัวอักษรค่อนข้างโตและเว้นช่องไฟค่อนข้างห่าง จะช่วยให้จดหมายนั้นอ่านง่าย ไม่ควรเขียนด้วยดินสอดำหรือหมึกสีแดง เพราะถือกันว่าไม่สุภาพ แม้หมึกหรือดินสอสีต่าง ๆ ก็ไม่ควรเขียนจดหมาย สีที่เหมาะสมคือสีน้ำเงินและสีดำ

• เขียนถึงใคร สถานะตำแหน่ง หรือความสัมพันธ์เป็นอย่างไร

จะต้องศึกษาให้ถูกต้องถ่องแท้ก่อนว่า ผู้ที่เราจะเขียนจดหมายไปถึงนั้น เป็นใคร มีตำแหน่งหน้าที่อะไร การเขียนข้อความในจดหมายก็ดี การจ่าหน้าซองก็ดี จะต้องระบุตำแหน่งหน้าที่ ชั้นยศของผู้นั้นให้ถูกต้องและต้องสะกดชื่อ นามสกุล ยศ ตำแหน่ง ของผู้นั้นให้ถูกต้องด้วย

• เขียนจ่าหน้าซองจดหมาย

เขียนชื่อ นามสกุลของผู้รับให้ถูกต้อง ชัดเจน อ่านง่าย ถ้าผู้รับเป็นแพทย์ เป็นอาจารย์ หรือมียศตำรวจ ทหาร หรือมีคำนำหน้านามแสดงเกียรติยศหรือฐานันดรศักดิ์ ก็ใช้ถ้อยคำพิเศษเหล่านั้นนำหน้าชื่อ คำนำหน้าชื่อควรเขียนเต็ม ไม่ควรใช้คำย่อ ถ้าทราบตำแหน่งก็ระบุตำแหน่งลงไปด้วย

ข้อดีของการเขียนจดหมาย

1. เขียนหรือเล่าเรื่องราวที่บางครั้งไม่สามารถใช้คำพูดได้ แต่สามารถเขียนเป็นจดหมายได้
2. เขียนเรียงลำดับเรื่องและเหตุการณ์ เป็นการบันทึกเรื่องราวและประสบการณ์เพื่อความทรงจำ
3. สื่อสารได้ทุกสถานที่และทุกโอกาส ทั้งในประเทศและต่างประเทศ
4. ประหยัดค่าใช้จ่าย เพราะเขียนได้ทั้งรูปแบบกระดาษ และแบบจดหมายอิเล็กทรอนิค

หลักการเขียนจดหมายภายใน และจดหมายภายนอก แตกต่างกันอย่างไร

รูปแบบของการเขียนจดหมายแต่ละชนิดมีข้อจำกัดที่แตกต่างกันอย่างที่ได้บอกไปแล้วข้างต้น ซึ่งรูปแบบของการเขียนมีทั้งเขียนแบบภายในองค์ และภายนอก ซึ่งเป็นทางการ การใช้คำในเนื้อความก็จะแตกต่างกันไปด้วย รวมถึงการใช้กระดาษและแบบฟอร์มเช่นกัน ไปดูกันว่าการเขียนแต่ละรูปแบบ มีลักษณะอย่างไร

จดหมายภายในองค์กรณ์

ใช้กระดาษบันทึกข้อความ ไป-มาในเรื่องราชการ เป็นจดหมายที่ใช้ติดต่อกับบุคคลผู้ดำรงตำแหน่ง/หน่วย

สภาพของหนังสือไม่ผูกมัด เปลี่ยนแปลงได้ หัวกระดาษใช้คำว่าบันทึกแทน คำขึ้นต้นใช้ เรื่อง เรียน/เสนอ

รวมไปถึงการใช้สรรพนามใช้ผม กระผม ดิฉัน ท่าน หรือชื่อของหน่วย ส่วนคำลงท้ายไม่จำเป็นต้องมีก็ได้ และใช้คำย่อของตำแหน่งหรือส่วนงาน วัน เดือน ปี

จดหมายภายนอกองค์กรณ์

ใช้กระดาษตราครุฑ เนื่องจากจดหมายเป็นทางราชการใช้ติดต่อ ตำแหน่ง-ตำแหน่งหรือหน่วย-หน่วย สภาพของหนังสือผูกมัดถาวร มีรูปแบบหนังสือเป็นแบบลงนาม หรือแบบ ประทับตรา และคำขึ้นต้นประกอบด้วย เรื่อง เรียน อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย ส่วนคำลงท้ายใช้ ขอแสดงความนับถือ หรือ อื่นๆ แล้วแต่กรณีใช้คำเต็มทั้งชื่อ ส่วนราชการ วัน เดือน ปี